Metoda GTD (Getting Things Done) to system zarządzania zadaniami opracowany przez Davida Allena, który pozwala odzyskać kontrolę nad codziennym chaosem. Jej skuteczność opiera się na uproszczeniu procesu podejmowania decyzji i konsekwentnym porządkowaniu spraw.
Spis treści
- Co to jest metoda GTD? Getting Things Done
- David Allen – twórca metody 5 kroków GTD
- 5 etapów metody GTD – narzędzie zarządzania zadaniami
- Pięć etapów GTD i ich funkcje
- Porada eksperta: Jak wdrożyć GTD w życie?
- Zalety metody GTD
- Wady metody GTD
- Jak zaczniesz?
Najważniejsze wnioski
- Metoda Getting Things Done składa się z pięciu kroków: gromadzenie, analiza, porządkowanie, przeglądanie i realizacja.
- Podstawą systemu GTD jest skrzynka odbiorcza, do której trafiają wszystkie zadania i pomysły.
- Regularne przeglądanie list zadań jest kluczowe dla utrzymania kontroli nad projektami i bieżącymi działaniami.
- GTD to popularna metoda organizacji, która pozwala lepiej zarządzać czasem i energią.
- Skuteczna realizacja zadań zgodnie z metodą GTD wymaga systematyczności i dobrze dobranych narzędzi.
Co to jest metoda GTD? Getting Things Done
Metoda GTD (Getting Things Done) to 5-etapowy proces zarządzania zadaniami, który pozwala na uporządkowanie obowiązków zawodowych i prywatnych, poprawiając efektywność oraz redukując stres.
Zamiast polegać na pamięci i intuicji, GTD opiera się na tworzeniu zewnętrznych systemów przechowywania informacji i jasno określonych ścieżek działania. David Allen podkreśla, że umysł nie służy do przetrzymywania zadań, ale do ich realizacji. Kluczowym celem GTD jest przechwytywanie wszystkiego, co wymaga uwagi, przetwarzanie tego w logiczny sposób i wykonywanie zadań z pełnym skupieniem.
Szukasz indywidualnego coachingu dla siebie lub swoich pracowników? Sprawdź nasze szkolenia indywidualne.
Pamiętaj, że w Grupie Spotkanie możesz skorzystać z programów i szkoleń, które oferują wymaganą liczbę godzin rozwoju osobistego zgodnie ze ścieżką certyfikacji EMCC
David Allen – twórca metody 5 kroków GTD
David Allen to amerykański specjalista do spraw produktywności i autor książki „Getting Things Done. Sztuka bezstresowej efektywności”, która zapoczątkowała jedną z najpopularniejszych metod organizacji zadań na świecie.
To właśnie Allen – twórca metody GTD – opracował pięcioetapowy proces zarządzania zadaniami i projektami, który pozwala skutecznie uporządkować obowiązki i odzyskać kontrolę nad codziennym chaosem. Jego metodologia GTD opiera się na założeniu, że umysł nie powinien być magazynem zadań, lecz przestrzenią do kreatywnego działania.
5 etapów metody GTD – narzędzie zarządzania zadaniami
1. Gromadzenie
Pierwszy etap GTD to przechwytywanie wszystkich spraw, które zaprzątają ci głowę. Może to być lista rzeczy do zrobienia w pracy, ale też codzienne sprawunki czy osobiste cele. Użyj do tego "skrzynki" (inbox), którą może być aplikacja, notes lub folder w komputerze. Kluczowe jest, by wszystko trafiało do jednego miejsca.
2. Analiza (przetwarzanie)
W kolejnym kroku należy przetwarzać zebrane zadania: co to jest? Czy wymaga działania? Jeśli nie, trafia do archiwum, kosza lub na listę "może kiedyś". Jeśli tak — wybierasz ścieżkę:
- Zrób teraz (jeśli zajmuje < 2 minut)
- Deleguj (jeśli może zrobić ktoś inny)
- Zaplanuj (jeśli wymaga więcej czasu lub konkretnego terminu)
3. Porządkowanie
Wszystkie zaplanowane zadania trafiają do odpowiednich list:
- Projekty: zadania złożone z wielu kroków
- Najbliższe działania: pojedyncze zadania do wykonania jak najszybciej
- Oczekujące: zadania delegowane lub wymagające odpowiedzi
- Kalendarz: sprawy przypisane do konkretnego dnia lub godziny
Dobre narzędzie do zarządzania zadaniami (np. Todoist, Notion, Trello) ułatwia utrzymanie porządku i szybką orientację w planie dnia.
4. Przegląd
Regularne przeglądy to fundament efektywności GTD. David Allen zaleca przegląd tygodniowy, podczas którego:
- usuwasz nieważne zadania,
- aktualizujesz listy,
- planujesz kolejny tydzień,
- odzyskujesz kontrolę nad systemem.
Dzięki temu masz pewność, że żadne zadanie nie wypadnie z obiegu.
5. Realizacja
To moment, kiedy faktycznie realizujesz zadania. Kluczem jest wybór odpowiedniej czynności na podstawie trzech kryteriów:
- kontekst (np. komputer, telefon, biuro),
- czas (ile masz teraz czasu?),
- energia (czy masz siłę na trudne zadanie?)
To pozwala unikać paraliżu decyzyjnego i utrzymać płynność pracy.
Pięć etapów GTD i ich funkcje
| Etap | Funkcja | Narzędzie |
| Gromadzenie | Zebranie wszystkich spraw w jednym miejscu | Notes, aplikacje, inbox |
| Analiza | Podjęcie decyzji, czy sprawa wymaga działania | Lista zadań, kategorie |
| Porządkowanie | Umieszczenie zadań na odpowiednich listach | Projekty, kalendarz |
| Przegląd | Regularna aktualizacja list i odzyskanie kontroli | Cotygodniowy przegląd |
| Realizacja | Wykonanie zadania zgodnie z kontekstem, czasem i energii | Lista najbliższych działań |
Porada eksperta: Jak wdrożyć GTD w życie?
„Jeśli chcesz skutecznie wdrożyć metodę GTD, zacznij od codziennego nawyku opróżniania swojej skrzynki zadań. Dopiero wtedy zaczniesz myśleć jasno i działać strategicznie, a nie reaktywnie. W naszych programach rozwoju osobistego uczymy, jak planowanie w kontekście świadomości i obecności podnosi realnie produktywność. GTD to nie tylko narzędzie — to zmiana podejścia do obowiązków.”
Zalety metody GTD
- Pozwala zapanować nad chaosem i natłokiem informacji
- Zwiększa produktywność dzięki działaniu z kontekstem
- Pomaga lepiej planować i priorytetyzować zadania
- Zmniejsza stres dzięki czystemu umysłowi
- System pasuje do narzędzi cyfrowych i analogowych
Wady metody GTD
- Wymaga regularności i samodyscypliny
- Może być przytłaczająca na początku
- Początkowa konfiguracja systemu jest czasochłonna
Jak zaczniesz?
Wdrożenie GTD to nie kolejna aplikacja, ale zmiana myślenia o pracy. Zacznij od jednego narzędzia, np. Google Keep lub Todoist, i zbuduj swój "system zewnętrzny". Nie trzymaj wszystkiego w głowie — to najprostsza droga do przeciążenia.
Chcesz poprawić swoją efektywność oraz pracę zespołu? Postaw na rozwój managerski
Jeśli zależy Ci na lepszej organizacji pracy zespołu i skutecznym zarządzaniu jako manager, zapisz się na szkolenia w Grupie Spotkanie. To praktyczne programy, które pomogą Ci wdrożyć sprawdzone metody i realnie podnieść efektywność całego zespołu.
Sprawdź nasze szkolenia takie jak:
Podsumowanie
Metoda GTD Davida Allena to sprawdzony sposób na organizację zadań i odzyskanie pełnej kontroli nad obowiązkami. Poprzez konsekwentne stosowanie pięciu etapów: gromadzenia, analizy, porządkowania, przeglądu i realizacji, możesz znacząco poprawić swoją produktywność. Kluczem jest systematyczne przeglądanie list, porządkowanie informacji i działanie w zgodzie z kontekstem i energią w danym momencie.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Czym jest metoda Getting Things Done (GTD)?
To system pracy i organizacji zadań, który polega na zbieraniu, analizowaniu i planowaniu obowiązków w pięciu krokach.
Kim jest twórca metody GTD?
David Allen, amerykański ekspert w dziedzinie produktywności i autor książki „Sztuka bezstresowej efektywności”.
Jakie są etapy metody GTD?
Metoda GTD składa się z pięciu kroków: gromadzenie, analiza, porządkowanie, przegląd i realizacja.
Czym jest skrzynka odbiorcza w systemie GTD?
To miejsce, do którego trafiają wszystkie bieżące sprawy, zadania i pomysły, zanim zostaną przetworzone.
Dlaczego regularne przeglądanie list jest ważne?
Regularne sprawdzanie działań i projektów pozwala utrzymać kontrolę i efektywnie planować kolejne kroki.
Czy metoda GTD działa tylko w pracy zawodowej?
Nie – GTD to uniwersalna metoda organizacji, którą można stosować zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym.
